Come trovare una location a Milano per eventi
Affinché un evento possa riscontrare il successo che si auspica, è indispensabile che esso si svolga in una location adatta: essa ha un ruolo fondamentale non solo dal punto di vista estetico, ma anche sul piano pratico. In pratica, non deve essere unicamente bella, ma soprattutto deve essere in grado di far sentire le persone presenti a proprio agio, come se si trovassero a casa propria. E ciò è vero per qualsiasi tipo di kermesse, sia che si tratti di una festa aziendale, sia che si tratti di un incontro di formazione, sia che si tratti di una conferenza stampa, e così via. In un contesto in cui gli invitati si sentono bene, metà del lavoro può essere già considerata conclusa. Per individuare la tua location a Milano per eventi, dunque, non ti puoi affidare al caso.
Uno dei primi elementi che devi valutare è la posizione della location stessa: non ha senso trovare un locale bello e affascinante se si trova in un posto che è difficile da raggiungere. Occorre sempre tenere in considerazione la facilità degli spostamenti degli invitati, anche in funzione dei mezzi pubblici. A Milano, per esempio, puoi verificare che nei pressi vi siano parcheggi a sufficienza; sarebbe meglio se nei paraggi fossero presenti delle stazioni di car sharing e di bike sharing, mentre con la vicinanza di una fermata della metro faresti proprio bingo. Nel caso in cui l’evento si articoli in più giorni o si tenga in orari particolari, sarebbe opportuno che nelle vicinanze fossero disponibili delle sistemazioni alberghiere, meglio ancora se di fasce economiche differenti, per garantire a chi arriva da fuori l’opportunità di scegliere la soluzione che preferisce.
L’importanza dell’attrezzatura tecnica
Un altro dei parametri di cui è bene tenere conto nella scelta di una location è da individuare nella disponibilità e nella qualità dell’attrezzatura tecnica su cui si può contare. L’attrezzatura necessaria varia in base al genere di evento che si ha in mente di allestire, ma è sempre preferibile individuare una location che garantisca tecnologie avanzate: un sistema per le videoconferenze, per esempio, ma anche un tavolo touch screen multimediale e un impianto sia video che audio. Chiaramente, è indispensabile che il tutto funzioni in modo impeccabile, poiché non c’è niente di peggio di un microfono che gracchia mentre un relatore parla, così come non si può fare a meno di una banda di connessione sicura. Il wifi deve essere in grado di supportare tutti i dispositivi che vengono impiegati.
Le persone
Gli oggetti contano, ma le persone sono ancora più importanti: insomma, anche l’attrezzatura migliore del pianeta serve a ben poco se non si può fare affidamento su uno staff adeguato e preparato. L’abilità e la competenza dei tecnici sono in grado di fare la differenza, sia in positivo che in negativo: per evitare che un evento venga rovinato dall’incapacità, è opportuno far riferimento a professionisti in gamba. Al di là delle conoscenze, però, sono importanti anche la gentilezza e la cordialità: accogliere i presenti con un bel sorriso e con garbo è un ottimo viatico.
Nel novero delle caratteristiche di una location da verificare c’è anche la luce: un locale illuminato in modo non adeguato può rendere complicato partecipare a una riunione o seguire un seminario, sia perché sforzando gli occhi il mal di testa è in agguato sia perché, con il passare del tempo, si corre il rischio che l’attenzione diminuisca gradualmente. Se l’illuminazione è naturale e non artificiale, tanto meglio. Anche le dimensioni degli spazi sono decisive: gli ospiti devono essere messi nelle condizioni di potersi spostare senza alcuna difficoltà e con la massima libertà. Ogni evento è un’esperienza a 360 gradi: ecco perché può essere un’idea interessante anche quella di predisporre dei momenti di aggregazione, così come è buona norma allestire degli spazi in cui mangiare, in cui fare networking e in cui rilassarsi, da soli o in compagnia.