Quando si deve organizzare un evento aziendale nei pressi di Milano
Quando si deve organizzare un evento aziendale nei pressi di Milano, la scelta della sede giusta è fondamentale. Che si tratti di una grande conferenza, una piccola riunione o una cena di gala glamour, la scelta del luogo può davvero avere un impatto notevole sul suo successo complessivo. Meeting Hub, grazie alla possibilità di effettuare una ricerca mirata, permette di selezionare con velocità e semplicità la Sala riunioni più indicata per un determinato tipo di evento. Al fine di proporre la migliore soluzione possibile sulla base delle esigenze organizzative, Meeting Hub consente di impostare specifici filtri che, automaticamente, metteranno in risalto le migliori alternative tra le centinaia di opportunità disponibili. L’organizzazione di un evento presuppone, infatti, una visione olistica che includa i diversi aspetti che devono essere presi in considerazione per un risultato ottimale e di sicuro successo. Ecco i principali elementi da valutare nella selezione delle migliori Sale Riunioni a Milano:
Budget
Decidere dove tenere la riunione o la conferenza può essere molto difficile, soprattutto quando la scelta è vincolata dal budget che si ha a disposizione. E’ meglio iniziare la ricerca impostando il filtro sui costi che si ritiene di poter affrontare in relazione al tipo di evento, per non incorrere in soluzioni inaccessibili: è importante valutare il business plan prima di prendere qualsiasi decisione. Per quanto allettante potrebbe essere la scelta di un grande locale costoso, infatti, è opportuno non fare il passo più lungo della gamba. E’ meglio, piuttosto, procedere in senso inverso, partendo dalle soluzioni più abbordabili dal punto di vista dei costi ed, eventualmente, implementare la spesa in un secondo tempo. Prenotare un hotel a cinque stelle ed offrire una cena non in linea con la location, per riuscire a stare dentro i costi, non solo vanifica l’impegno organizzativo, ma è una soluzione che addirittura può portare l’intero evento al fallimento. Quando il budget è contenuto è preferibile scegliere una sede meno appariscente (comunque di buona qualità) ed impegnarsi a rendere l’incontro produttivo e gradevole con break ricchi e variegati a base di cibo, bevande e snack.
Posizione
La posizione è uno dei più importanti fattori quando si sceglie la sede per una riunione. Ogni evento necessita di essere correttamente incorniciato in un luogo che riesca ad esaltarne i contenuti e la mission. Se si desidera optare per un’atmosfera calma e serena, si può scegliere una Sala Meeting posizionata fuori Milano, in campagna o in collina, magari immersa in un parco o circondata da giardini, per offrire una gradevole distrazione durante importanti riunioni. In particolare, se l’evento si svolge in un paio di giorni, si può prendere in considerazione una location che offra anche camere e servizi completi per il pernottamento. Quando, invece, i partecipanti giungono da luoghi molto diversi ed è necessario creare le condizioni affinchè tutti possano raggiungere con facilità la Sala Riunioni, è meglio optare per un luogo più accessibile. In questo caso si può utilizzare un sito come Meeting Hub per scegliere la location più adatta. Sul sito è infatti sufficiente impostare il filtro Location, per selezionare automaticamente tutte le possibili sale riunioni in relazione ai diversi collegamenti per il trasporto, come l’aereoporto, la metropolitana o la stazione dei treni e rispetto alla distanza kilometrica da Milano.
Numero di partecipanti e dimensione della Sala Riunioni
In primo luogo è necessario confermare il numero di delegati attesi per l’evento: questo dato è essenziale per la scelta della dimensione della Sala più idonea. E’ fondamentale che la capacità del locale sia quella giusta: un posto troppo piccolo rischia di apparire sovraffollato e scomodo, mentre se è troppo grande genera un senso di dispersione negli ospiti. I filtri di ricerca di Meeting Hub permettono di impostare la scelta della dimensione della sala principale in cui si svolgerà l’evento (in metri quadrati), in base al parametro del numero dei partecipanti e all’eventuale necessità di prenotare più di una sala quando si organizzano eventi di portata maggiore. Inoltre, nello stesso filtro di ricerca è prevista la selezione del numero di camere per il pernottamento nel caso di congressi della durata superiore ad un giorno.
Cibo e bevande
Se il menu è buono, sarà una delle cose di cui gli ospiti continueranno a parlare anche dopo che l’evento è terminato. Che si tratti di un break a base di tartine, un pasto di tre portate o un semplice aperitivo, bisogna assicurarsi che ci sia qualcosa in grado di soddisfare il palato e i gusti di tutti. Garantire agli ospiti la possibilità di mangiare e bere a sufficienza è un elemento fondamentale per la buona riuscita di un evento. E’ importante offrire sempre delle alternative e controllare che il ristorante della location sia in grado di proporre menù che soddisfino anche chi ha esigenze particolari, come allergie o intolleranze alimentari. Con Meeting Hub è possibile filtrare il tipo di cucina in base alle diverse esigenze: biologico, cucina tipica, gourmet, per celiaci, vegani o vegetariani.
Altri servizi
Prima di prenotare la Sala Meeting a Milano è preferibile dare un’occhiata anche alla tecnologia disponibile ed assicurarsi che la sede sia in grado di fornire un buon supporto tecnico per lo svolgimento del workshop, conferenza o congresso. La maggior parte dei luoghi possiede oggi apparecchiature di alta qualità, come cabine regia, impianti audio, lavagne interattive microfoni, schermi LCD. Non bisogna dimenticare di scegliere un posto che offra la connessione Wi-Fi, poichè non c’è dubbio che molti dei partecipanti vorranno utilizzare i loro computer portatili, tablet e smartphone. A seconda dello specifico evento, può essere utile trovare una sala che offra un servizio di traduzione simultanea, una passerella per sfilate oppure un podio. Su Meeting Hub è possibile filtrare la ricerca in base a tutti questi servizi e permette di selezionare le migliori sale riunioni a Milano anche in base a parametri relativi alla presenza di aria condizionata, parcheggio o spazi esterni come giardini, parchi e terrazze panoramiche.