Come ottimizzare la gestione del parco auto aziendale
Il parco auto costituisce un elemento fondamentale per qualsiasi impresa poiché incide direttamente sulla produttività e sull’immagine dell’azienda stessa. Per questo motivo, è importante imparare a ottimizzare la sua gestione. Tuttavia, controllare efficacemente questo asset richiede una pianificazione attenta e mirata, al fine di massimizzare i benefici e minimizzare i costi. Vediamo, quindi, alcune indicazioni per ottimizzare al meglio la sua gestione.
Noleggiare le auto aziendali
Un primo suggerimento è quello di evitare di realizzare il proprio parco auto con auto di proprietà, affidandosi piuttosto a società che proponendo un servizio di noleggio aziendale a lungo termine permettono di usufruire di auto sempre nuove e sicure. Questo tipo di contratto, inoltre, permette non solo di razionalizzare i costi, evitando di immobilizzare un grande capitale in poco tempo, ma consente anche di ricevere assistenza personalizzata.
Molti servizi di noleggio, infatti, offrono un monitoraggio costante del parco auto e offrono la possibilità di modificare il contratto nel tempo, per adattarlo alle esigenze aziendali che possono mutare in qualsiasi momento (ad esempio aggiungendo vetture, servizi, prolungando la durata del contratto o incrementando il chilometraggio incluso).
Il contratto di noleggio aziendale, in più, spesso include dei servizi per la gestione del carburante, il controllo delle scadenze e la gestione dei fringe benefit, ovvero i compensi in natura erogati ai dipendenti.
Analizzare i dati relativi alle vetture
Un altro consiglio è quello di raccogliere e misurare i dati relativi alle singole vetture, così da poter monitorare le prestazioni della flotta aziendale. Ad esempio, è possibile tener conto del numero di vetture in dotazione di ciascuna categoria di dipendenti, il chilometraggio di ogni auto (questo dettaglio permette di ottimizzare le rotte e minimizzare i costi di trasporto), ed il prezzo relativo al rifornimento, così da sostituire le vetture poco efficienti. In questo modo si possono avere informazioni utili per una gestione accurata e responsabile dei veicoli ed effettuare una pianificazione finanziaria più attenta e precisa.
Occuparsi della manutenzione
Provvedere agli interventi di manutenzione in modo regolare permette di tenere la flotta aziendale in buono stato e di evitare interruzioni di lavoro che possono causare delle perdite di guadagno. Per questo, bisogna ragionare nell’ottica del “prevenire è meglio che curare”, così da evitare guasti imprevisti che possano compromettere anche la sicurezza dei dipendenti. Nel noleggio aziendale a lungo termine, ad esempio, la manutenzione è un servizio compreso nel canone mensile, in questo caso non è quindi necessario preoccuparsi di altre spese per i controlli delle vetture. Per i veicoli di proprietà, invece, è bene includere tutti i controlli nel budget destinato alla gestione della flotta.
Stabilire una car policy e comunicarla ai dipendenti
Bisogna stabilire una Car Policy Aziendale, indipendentemente dal numero dei veicoli nella flotta. Con questo termine si indica un documento contenente tutti i dettagli, le linee guida e le procedure concernenti l’utilizzo dei veicoli aziendali. Inoltre, la Car Policy stabilisce gli interventi di manutenzione e di riparazione delle vetture. Dopo aver fissato ogni aspetto, è poi necessario condividere il documento con tutti i dipendenti coinvolti nell’utilizzo e nella gestione delle auto, informandoli su come agire con responsabilità. Non bisogna dimenticare di illustrare le procedure relative alla gestione dei sinistri stradali o altri eventi imprevisti.
Ottimizzare le spese di gestione della flotta aziendale può sembrare complesso, ma con i giusti accorgimenti si tratterà di un compito per nulla impossibile.