Che lavoro svolge l’organizzatore di eventi?
Molto spesso le nuove professioni finiscono sotto la lente dello sberleffo e delle derisioni perché sono mal comprese da chi è abituato a concepire il lavoro come si svolgeva una volta: turni, postazioni e divise. Oggi il mondo del lavoro si è “liquefatto” e ha accolto tantissime nuove figure professionali che, troppo spesso, devono farsi spazio nella società giustificandosi e spiegando a tutti che sì, quello che svolgono è un vero lavoro. È capitato ai grafici, ai social media manager così come ai blogger o agli influencer.
Un’altra categoria colpita da cotanto scettiscismo è quella degli event planner, ovvero gli organizzatori di eventi. Si tratta di un impiego professionale di tutto rispetto che richiede un mix di competenze rare da trovare in una sola persona. Se appartieni alla categoria degli scettici ti basta cercare un’agenzia di organizzazione eventi Catania e verificare di persona la numerosità di realtà che lavorano in questo settore. Il numero di agenzie eventi sul territorio già di per sé basta a dimostrare che è un ambito professionale richiesto vista la quantità dell’offerta.
Ma di cosa si occupa un organizzatore di eventi?
L’event planner è una figura multi-tasking, aggiornata sulle tendenze, capace di utilizzare software di editing e social ma anche dotata di competenze relazionali, organizzative e gestionali. È praticamente un professionista sottoposto alla stessa pressione che può provare una mamma che si destreggia tra figli, animali domestici, casa, vita privata e lavoro… solo che quest’ultima, ahinoi, non è ancora retribuita.
L’organizzatore di eventi deve gestire il rapporto con il committente, con i fornitori e con i collaboratori rispettando un severo calendario di cose da fare. L’organizzazione di un evento richiede anche la capacità straordinaria di pensare ad un piano B in caso di intralci e, quindi, di saper gestire problemi e crisi con il sorriso sulle labbra. Quindi chi lavora in questo ambito si occupa di trovare la giusta location, vagliare preventivi, ordinare forniture, rendicontare le spese, ideare metodi di promozione, contattare la stampa ecc… Ovviamente nelle agenzie strutturate ogni figura professionale ha un preciso ruolo integrato in tutto il progetto di organizzazione.
In che modo si organizza un evento?
Esistono tantissime tipologie di evento come la finale di Champions, un concerto o una festa di paese. L’obiettivo è quello di pianificare tutto lo svolgimento per far sì che la data dell’evento, qualunque esso sia, scorra serena e senza intoppi, con ogni dettaglio al posto giusto. Quindi occorre prima di tutto fare un piano d’azione e analizzare costi, risorse e figure professionali necessarie.
Successivamente si procede per task, ovvero per piccoli compiti che gradualmente si avvicinano al giorno dell’evento. Se bisogna organizzare un matrimonio da qui a sei mesi, per esempio, la prima task della lista saranno ospiti, abiti e location e, per ultimo, ci sarà il ritiro e la consegna al ristorante della torta. Lo stesso vale per i grandi eventi pubblici e di intrattenimento che sono tutte situazioni in cui il professionista procede per gradi seguendo un piano di azione.