Come funziona la segreteria organizzativa per eventi aziendali
L’organizzazione di eventi aziendali, come ad esempio gli eventi aziendali a Roma, l’organizzazione eventi Milano e in altre città e località, prevede il coinvolgimento di diverse figure professionali e diversi ambiti di attività, coordinati da una segreteria organizzativa.
Quest’ultima ha quindi un ruolo cruciale, e lavora affinché tutto fili liscio nel corso dell’avvenimento.
Le mansioni di una segreteria organizzativa
La segreteria organizzativa, nel corso dell’organizzazione di un evento, svolge molte mansioni differenti, tra cui:
- Logistica, per quanto riguarda l’evento nella sua interezza.
- Gestione dei contatti con ospiti e invitati.
- Gestione degli inviti all’evento.
- Organizzazione dei trasporti per gli ospiti.
- Mediazione e concertazione per quanto riguarda l’ospitalità e l’eventuale necessità di ricorrere a soggiorni alberghieri.
- Gestione dei fornitori in relazione all’evento: fotografi, video maker, catering, ditte, ecc.
- Garantire la sicurezza nel corso dello svolgimento dell’evento.
Una delle qualità che la segreteria organizzativa deve dimostrare di possedere è la capacità di tenere tutti gli aspetti di cui si occupa (come quelli appena elencati) sotto controllo. Per questo motivo, spesso per molti tipi di avvenimenti ci si affida a organizzatori e agenzie di eventi serie, e con grande esperienza.
L’esperienza è fondamentale, perché gli eventi non si gestiscono nel migliore dei modi soltanto con un’adeguata formazione, ma anche facendo molta pratica sul campo.
Una tra le mansioni più complesse della segreteria riguarda la gestione delle liste di ospiti e invitati. Nel prossimo paragrafo spieghiamo perché.
La gestione delle liste di ospiti e invitati agli eventi aziendali
Le liste di ospiti e invitati agli eventi aziendali non sono semplicemente dei lunghi elenchi di contatti telefonici o di indirizzi e-mail.
La raccolta dei nominativi, infatti, non si può fare in modo approssimativo, anche perché (tra le altre cose) esiste una legge sulla privacy che richiede dei metodi di gestione e di conservazione dei dati che si basano su indicazioni per nulla ovvie.
Di conseguenza, anche un compito apparentemente semplice richiede molta attenzione e dedizione.
Un altro importante compito che spetta alla segreteria è quello di selezionare con cura il personale dell’evento: per informazioni su questo tema invitiamo a leggere le righe successive.
La scelta del personale per l’evento
La segreteria organizzativa coordina tutte le attività che concorrono alla realizzazione di un evento aziendale, e si occupa anche di selezionare le figure necessarie allo svolgimento di tali attività.
Anche la scelta del personale è un compito non facile, da effettuare con estrema cura. Per esempio, hostess e steward dovrebbero essere selezionati non solo sulla base della loro bella presenza, ma anche in virtù delle loro competenze e doti personali.
Per fare un altro esempio, gli addetti alla sicurezza come i bodyguard o le guardie del corpo scelte per l’evento aziendale da organizzare, non possono essere selezionate solo in base a mere caratteristiche fisiche. È anche importante che sappiano gestire con professionalità i conflitti, e sappiano abbassare la tensione nel momento in cui si verificano momenti critici, e magari sappiano anche prevenire il più possibile tali momenti.
E, sempre a titolo di esempio, per quanto riguarda gli interpreti delle persone che fanno interventi in lingue straniere, non è sufficiente che conoscano la lingua da tradurre, ma devono essere capaci di comprendere ogni sfaccettatura linguistica, in modo che la loro traduzione si trasformi in un vero momento di comunicazione, senza per questo mettersi in mostra ma rimanendo sempre all’ombra della persona che devono tradurre.